C’è un filo che unisce tre provvedimenti in pochi mesi – la riforma IRPEF, la legge di Bilancio e il decreto “fiscale” – ed è l’idea che la prova del pagamento debba valere quanto e più della singola ricevuta. Con la Circolare 15/E l’Agenzia delle Entrate scioglie i nodi che imprese, HR e professionisti hanno posto in questi mesi: cosa è davvero tracciabile, quando serve, da quando decorre. Il risultato è un quadro più coerente, con regole che cambiano tra Italia ed estero e che dialogano con la riforma del lavoro autonomo.
Per i dipendenti, la novità più percepita è nelle missioni in ambito comunale: non servono più biglietti “provenienti dal vettore” per dimostrare viaggio/trasporto; è sufficiente che le spese siano comprovate e documentate. L’effetto pratico? Rientrano nella non imponibilità il rimborso chilometrico (calcolato su tabelle ACI) e i rimborsi di pedaggi e parcheggi se documentati. Ma quando si parla di vitti, alloggi e taxi/NCC, scatta la condizione: pagamento tracciabile per non far entrare quei rimborsi nel reddito, con applicazione dal 1° gennaio 2025. Interessante l’eccezione: se la trasferta è all’estero, la tracciabilità non è richiesta – una deroga di buon senso, pensata per Paesi dove l’e-payment non è scontato.
Sul fronte professionisti, la riforma ha sancito un principio di neutralità per le spese riaddebitate analiticamente al committente: non sono più “compensi mascherati”, né subiscono ritenuta. Il DL 84, però, inserisce un contrappeso: se quelle spese (vitto/alloggio/viaggio/taxi-NCC) sono state sostenute in Italia e non pagate con strumenti tracciabili, il rimborso torna imponibile. Laddove le spese non siano rimborsate (insolvenza, prescrizione, ecc.), la deducibilità scatta solo se il pagamento originario era tracciato. Inoltre, quando il professionista rimborsa le stesse voci a dipendenti o altri autonomi, la tracciabilità diventa la condizione d’accesso alla deduzione. Le decorrenze sono a doppia velocità: parte dal 1/1/2025 per i rimborsi analitici a dipendenti/terzi, e dal 18/6/2025 per le spese dirette del professionista e per la rappresentanza.
Per le imprese, la linea è netta: deducibilità di vitto, alloggio e taxi/NCC in Italia solo se i pagamenti sono tracciabili; lo stesso vale quando l’azienda commissiona servizi a professionisti, con spese di viaggio/alloggio connesse. La Gazzetta Ufficiale fotografa l’evoluzione dei testi: l’art. 95 TUIR (comma 3-bis) viene limitato all’Italia e si toglie l’inciso sui lavoratori autonomi, mentre l’art. 109 introduce i commi 5-bis e 5-ter, che rendono chiaro che la condizione della tracciabilità si applica sempre quando le spese sono sostenute o rimborsate nel territorio dello Stato. All’estero l’obbligo non c’è; eccezione di rilievo: le spese di rappresentanza richiedono tracciabilità ovunque siano sostenute.
Questa impostazione ha un obiettivo dichiarato: creare un “contrasto di interessi” tra chi offre servizi (che potrebbe preferire il contante) e chi li acquista (che vorrà pagare in modo tracciabile per ottenere il beneficio fiscale). Il messaggio per chi gestisce trasferte e relazioni commerciali è semplice: senza tracciabilità non c’è deduzione né esenzione. E lo stesso vale per i gift e le iniziative promozionali: se rientrano nelle spese di rappresentanza (art. 108 TUIR, DM 19/11/2008), il pagamento non elettronico preclude la deduzione; non sono invece spese di rappresentanza – e quindi non soggette a questa condizione – pubblicità e sponsorizzazioni.
In concreto, la circolare indica cosa considerare tracciabile: versamenti bancari/postali, carte (debito/credito/prepagate), assegni, PagoPA, strumenti di moneta elettronica (anche via app) purché identificabili; l’estratto conto può valere come prova residuale. Anche il car sharing e i sistemi di mobilità su piattaforma rientrano nel perimetro, se abilitati e documentati. Per chi lavora in HR o in studi professionali, cambia l’archivio dei giustificativi: al documento fiscale va agganciata la prova del pagamento.
Questo è il punto vero della riforma: non si tratta di “complicare”, ma di allineare documenti e flussi di pagamento, riducendo gli spazi di contenzioso e, al tempo stesso, semplificando le regole nei casi di trasferta comunale (via il vincolo del “documento del vettore”) e nelle missioni all’estero (via l’obbligo di tracciabilità). Gli operatori hanno ora un perimetro chiaro per progettare policy di viaggio, note spese e procedure contabili.
FAQ finali
Nelle trasferte all’estero devo pagare con carta per non tassare i rimborsi?
No: l’obbligo di tracciabilità è limitato all’Italia; all’estero la non imponibilità/deducibilità non dipende dal mezzo di pagamento (resta la necessità di documentare).
Il biglietto del treno pagato in contanti fa perdere l’esenzione?
No: i trasporti di linea (treni, aerei, navi, autobus) non rientrano nell’obbligo di tracciabilità; valgono le regole ordinarie di documentazione.
Il rimborso chilometrico in una trasferta nel comune è esente?
Sì, se documentato e calcolato su tabelle ACI; non richiede tracciabilità.
Per dedurre spese di rappresentanza all’estero serve il pagamento elettronico?
Sì: l’art. 108 TUIR richiede tracciabilità senza distinguere Italia/estero.
Qual è una prova “minima” di tracciabilità accettata?
Ricevuta POS, copia bonifico/PagoPA, estratto conto (prova residuale), conferma e mail di IMEL/app collegata al conto.
